Privacyverklaring

Roek IT wordt gezamenlijk gerund door Daniël Roek en Kirsten Roek. Wij delen het contact, de uitvoering, de besluitvorming en de dagelijkse verantwoordelijkheid voor onze producten en diensten. De verdeling van werkzaamheden stemmen wij onderling af op basis van wat nodig is en kan per onderwerp en moment verschillen.

Roek IT is een Nederlandse eenmanszaak in Enschede, met KvK-nummer 85105899, juridisch geregistreerd op naam van Daniël Roek. Voor de persoonsgegevens in deze verklaring is Roek IT de verwerkings­verantwoordelijke: Roek IT bepaalt waarom en hoe zij worden verwerkt. Privacyvragen en verzoeken worden binnen onze gezamenlijke werkzaamheden behandeld.

Via info@roek.dev is Roek IT bereikbaar voor vragen en privacyverzoeken.

Het contactformulier vraagt om een naam of bedrijfsnaam, e-mailadres, onderwerp en bericht. Bijlagen zijn optioneel. Bij rechtstreeks contact ontvangen wij de gegevens die jij zelf deelt, bijvoorbeeld in een e-mail of handtekening. Deel alleen informatie die relevant is voor het gesprek.

Wij gebruiken deze gegevens om te reageren, afspraken te maken en contact te onderhouden. Voor een aanvraag of overeenkomst met jou persoonlijk kan de verwerking nodig zijn om die overeenkomst voor te bereiden of uit te voeren. Bij andere zakelijke contacten, bijvoorbeeld met een medewerker van een partner of leverancier, is de grondslag ons gerechtvaardigde belang om zakelijke relaties te onderhouden. Daarbij wegen wij ook de privacybelangen van de betrokken persoon mee.

Bij een opdracht verwerken wij daarnaast de gegevens die nodig zijn voor afspraken, facturen en administratie. Daarvoor gebruiken wij de overeenkomst, wettelijke administratieplichten of ons gerechtvaardigde belang om afspraken en aanspraken te kunnen onderbouwen, afhankelijk van de gegevens en het doel.

Jij kiest zelf of jij contact opneemt. Zonder de verplichte formuliergegevens kan het formulier niet worden verstuurd. Rechtstreeks e-mailen is ook mogelijk.

Deze website heeft geen gebruikersaccounts, betaalfunctie, advertentietracking of bezoekersanalyse. Het contactformulier verstuurt de ingevulde gegevens en eventuele bijlagen via een externe dienst, zodat wij het bericht kunnen ontvangen en beantwoorden.

De website bewaart een gekozen licht of donker thema in jouw browser. Voor de werking van de navigatie kan de browser ook tijdelijke gegevens onthouden, zoals de positie op een pagina. De taal volgt uit de gekozen Nederlandse of Engelse pagina. Hiervoor gebruiken wij geen taalprofiel of trackingcookie.

Bij het laden van de website en het versturen van een formulier worden technische gegevens verwerkt, waaronder het IP-adres en gegevens over het verzoek. Hosting- en formulierdiensten kunnen daarnaast gegevens vastleggen om de dienstverlening te beveiligen en fouten te onderzoeken. Het gerechtvaardigde belang hierbij is een goed werkende, veilige website.

Onze website bevat links naar websites en diensten van anderen.

Wij bewaren zakelijke e-mails en bijbehorende stukken om eerdere gesprekken, afspraken en beslissingen te kunnen terugvinden, relaties voort te zetten en vragen of aanspraken te behandelen. Berichten worden niet automatisch verwijderd omdat een vaste periode is verstreken. Relevante correspondentie kan daardoor meerdere jaren worden bewaard.

De noodzaak hangt af van de inhoud, de zakelijke relatie, lopende afspraken, mogelijke aanspraken en wettelijke bewaarplichten. Een relevant gesprek kan langer van belang blijven dan een eenmalige, afgehandelde vraag. Gegevens waarvoor geen gerechtvaardigd doel of bewaarplicht meer bestaat, horen niet blijvend in het archief. Jouw rechten op verwijdering en bezwaar blijven van toepassing.

Financiële administratie bewaren wij volgens de wettelijke bewaarplichten. Technische loggegevens dienen voor werking, beveiliging en onderzoek en worden niet gebruikt als langdurig correspondentie­archief.

Wij gebruiken dienstverleners voor de website, de bezorging en opslag van berichten en onze administratie. Zij ontvangen de gegevens die voor hun dienstverlening nodig zijn. Bij een concrete aanleiding kunnen ook een adviseur of bevoegde instantie gegevens ontvangen, bijvoorbeeld voor de administratie of een juridisch geschil. Wij verkopen persoonsgegevens niet.

De gegevensbescherming hangt mede af van de afspraken en instellingen van deze diensten. Als een leverancier namens ons persoonsgegevens verwerkt, zijn daarvoor verwerkersafspraken nodig.

Verwerking door een leverancier kan buiten de Europese Economische Ruimte (EER) plaatsvinden. Voor zo'n doorgifte moet een geldige wettelijke basis bestaan. Voordat wij een nieuwe verwerking buiten de EER inzetten, beoordelen wij welke bescherming daarvoor nodig is.

Voor informatie over de gegevenslocaties en bescherming bij een specifieke dienst kan jij contact met ons opnemen.

Wij kunnen AI gebruiken als hulpmiddel bij ontwikkeling, conceptteksten en kwaliteitscontrole. Persoonsgegevens uit contactberichten zijn hiervoor geen standaardinvoer. Ons uitgangspunt is om met fictieve gegevens of materiaal zonder herleidbare informatie te werken.

Wij nemen in deze context geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die rechtsgevolgen of vergelijkbaar grote gevolgen voor jou hebben.

Wij gebruiken versleuteling, toegangsbeveiliging en zorgvuldig ingerichte software om persoonsgegevens te beschermen. Wij houden bij ontwerp en onderhoud rekening met beperkte gegevensverwerking en beveiligingsrisico's.

Als iets misgaat, onderzoeken wij wat er is gebeurd en werken wij aan het beperken en herstellen van de gevolgen. Wij informeren betrokkenen wanneer de mogelijke gevolgen of te nemen maatregelen daar aanleiding toe geven. Daarbij communiceren wij feitelijk en begrijpelijk. Wettelijke meldplichten en termijnen blijven altijd gelden.

Jij kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens. Afhankelijk van de verwerking is ook overdracht van gegevens mogelijk. Bij verwerking op basis van gerechtvaardigd belang kun jij bezwaar maken. Als toestemming de grondslag is, kun jij die intrekken zonder dat eerdere rechtmatige verwerking daardoor ongeldig wordt.

Een verzoek kan via het e-mailadres hierboven. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Als de wet een verlenging toestaat, leggen wij binnen die maand uit waarom die nodig is. Wij vragen alleen om aanvullende identificatie als dat nodig is om te voorkomen dat gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen.

Jij hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de bevoegde privacytoezichthouder in het land waar jij gewoonlijk woont of werkt, of waar de mogelijke inbreuk heeft plaatsgevonden. Het is niet nodig om eerst een klacht bij Roek IT in te dienen. Wij helpen uiteraard graag om een zorg rechtstreeks op te lossen.

De actuele verklaring staat op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging. Wij passen de tekst aan wanneer de beschreven verwerking verandert. Als wij gegevens voor een nieuw doel willen gebruiken, verstrekken wij vooraf de daarvoor vereiste informatie.

Als iets onduidelijk is, neem dan gerust contact met ons op. Wij bespreken vragen en zorgen graag rechtstreeks en zorgvuldig.